Omitted Activities – Verborgene Schwachstellen

Das Jahr neigt sich dem Ende zu, aber es gibt immer noch Platz für neue spannende Feature-Highlights! Im September ging es um Hypothetical Activities, und während wir im Oktober stattdessen einige Branchen-News ins Rampenlicht gestellt haben, knüpfen wir jetzt nahtlos an das Thema an – mit einer engen Verwandten dieser Funktion: den Omitted Activities. Das sind Aktivitäten, die eigentlich stattfinden sollten, aber aus irgendeinem Grund nicht passiert sind. Diese fehlenden Schritte können unerwartet auftreten oder auch ernsthafte Compliance-Risiken bergen.

Klingt abstrakt? Keine Sorge, wir werfen wie immer einen Blick auf einige konkrete Beispiele!

So funktioniert’s

Alles beginnt, ähnlich wie bei den Hypotheticals, mit der Causal Hypothesis in einer bestimmten Test-Dimension. Besonders wichtig ist dabei der kritische Pfad des Prozesses – also der minimale Ablauf, den eine einzelne Instanz durchlaufen muss, um vom Start bis zum Ende zu kommen. Fehlt hier eine Aktivität, wird diese als Omitted Activity markiert.

Im Process View kannst du dir alle Instanzen anzeigen lassen, bei denen Regelverletzungen vorkommen. Dabei werden die betroffenen Pfade hervorgehoben. Auf den ersten Blick scheint es, als ob keine Aktivitäten fehlen – das liegt daran, dass zumindest eine Instanz innerhalb der gefilterten Menge jede Aktivität durchlaufen hat.

Bei Variante #10 endet der Prozess scheinbar beim Schritt Rechnung versendet, bevor es zurück zu Position hinzufügen springt. Alles, was nach dem Versand der Rechnung kommen sollte, wird als Omitted markiert. Das könnte offene Fälle anzeigen oder darauf hinweisen, dass die Bestellung nachträglich manuell bearbeitet wurde.

Bei Variante #58? Ein ganz anderes Bild. Der Prozess startet und endet korrekt, aber die erste Zahlungserinnerung wurde übersprungen, obwohl die zweite und dritte Erinnerungen verschickt wurden. Neben diesem klaren Fehler gibt es noch ein weiteres Problem: Schritte wurden in der falschen Reihenfolge ausgeführt – die dritte Erinnerung kam vor der zweiten. Kundenbeziehungen könnten darunter leiden.

In der Case View kann man einzelne Prozesspfade detailliert untersuchen. Hier finden sich spannende Szenarien, wie etwa eine Instanz, bei der ein Auftrag nach der Versandvorbereitung abgebrochen wurde, während ein anderer Teilprozess bis zur Bezahlung und Lieferung weiterlief.

Warum Omitted Activities wichtig sind

Fehlende Schritte in Prozessen können massive Auswirkungen auf Compliance, Effizienz und Kundenzufriedenheit haben. Hier einige praktische Anwendungsfälle:

1. Compliance stärken und Risiken minimieren
   In stark regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen ist es entscheidend, dass alle vorgeschriebenen Schritte eingehalten werden. Wenn beispielsweise bei einem Audit festgestellt wird, dass wichtige Genehmigungen fehlen, könnte das empfindliche Strafen nach sich ziehen. Mit Omitted Activities lassen sich solche Lücken frühzeitig aufdecken.
2. Kundenzufriedenheit steigern
   Stell dir vor, in einem Mahnprozess wird die erste Erinnerung übersprungen, die zweite und dritte aber verschickt. Das sorgt nicht nur für Verwirrung, sondern kann auch das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen. Mit der Funktion kannst du sicherstellen, dass Kundenkommunikation konsistent bleibt.
3. Lieferketten optimieren
   Ein übersprungener Qualitätssicherungs-Check in der Produktion könnte dazu führen, dass fehlerhafte Produkte an Kunden ausgeliefert werden. Durch das frühzeitige Markieren solcher Lücken kannst du die Produktqualität schützen und dein Markenimage wahren.
4. Automatisierungspotenziale erkennen
   Wiederkehrende Auslassungen – etwa bei manuellen Aufgaben wie Rechnungsstellungen – können ein Indikator dafür sein, dass Automatisierung helfen könnte. Automatisierte Prozesse verhindern Fehler, sparen Zeit und beschleunigen den Cashflow.

Fazit

Omitted Activities geben dir Einblicke in das, was nicht passiert – und damit in Schwachstellen, die dein Unternehmen ausbremsen oder Risiken mit sich bringen können. Dank Noreja Process Intelligence kannst du solche Lücken sichtbar machen, proaktiv gegensteuern und die Effizienz deiner Abläufe nachhaltig verbessern.

In Kombination mit der Hypothetical Activities-Funktion erhältst du ein umfassendes Bild davon, was in deinem Prozess geschieht – und was geschehen sollte. Diese Tools helfen dir, flexibler auf Herausforderungen zu reagieren, Risiken zu minimieren und deine Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Teste die Funktion Omitted Activities doch einfach mal in deinen eigenen Prozessen. Falls du Unterstützung brauchst, steht unser Team dir gerne zur Seite!

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