Veränderung ist ein zentraler Faktor für Wachstum. Egal, ob es um die Einführung neuer BPM-Software, die Umstrukturierung von Prozessabläufen oder die Implementierung eines neuen Betriebsmodells geht – um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz zu steigern, sind Anpassungen unumgänglich. Doch genau da liegt oft das Problem: Veränderungsresistenz kann den Fortschritt bremsen, die Produktivität senken und sogar zum Scheitern von BPM-Initiativen führen. Diesen Monat stellen wir euch zwei effektive Strategien vor, wie ihr Widerstände abbaut und eine Kultur der Anpassungsfähigkeit fördert.
Widerstände entstehen oft durch die Angst vor neuen Technologien, Bedenken über den Arbeitsplatzverlust durch Automatisierung oder einfach durch die Unzufriedenheit mit neuen Abläufen. Das zeigt sich dann in Form von Zurückhaltung bei der Nutzung neuer Systeme, der Nichteinhaltung aktualisierter Prozesse oder durch eine gesunkene Stimmung und Produktivität. Wenn diese Probleme nicht rechtzeitig angegangen werden, können sie BPM-Projekte ernsthaft stören, Prozessverbesserungen behindern und sich negativ auf die gesamte Unternehmensleistung auswirken.
Proaktives Einbinden und transparente Kommunikation sind der Schlüssel, um Widerstände bei BPM-Initiativen zu reduzieren. Wenn Mitarbeiter*innen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind und welche Vorteile sie bringen, sind sie eher bereit, diese mitzutragen.
1. Betroffene frühzeitig einbinden: Bezieht die Mitarbeiter*innen, die von den Prozessänderungen betroffen sind, schon in der Planungsphase mit ein. Das kann durch Workshops zur Prozessabbildung, Stakeholder-Meetings oder User-Acceptance-Testing-Gruppen geschehen. So werden mögliche Probleme früh erkannt und gleichzeitig ein Gefühl der Mitverantwortung geschaffen.
2. Transparente Kommunikation über Prozessänderungen: Erklärt klar und deutlich die Gründe für die Änderungen, die erwarteten Vorteile und wie sich die Neuerungen auf den Arbeitsalltag auswirken werden. Nutzt dafür verschiedene Kanäle wie Prozesspräsentationen, Demos oder Info-Videos, um sicherzustellen, dass alle informiert sind und sich abgeholt fühlen. Diese Offenheit baut Ängste ab und schafft Vertrauen, wodurch die Akzeptanz steigt.
3. Detaillierter Umsetzungsplan: Teilt einen klaren Fahrplan für das BPM-Projekt, mit Zeitplänen, Meilensteinen und unterstützenden Maßnahmen. Diese Transparenz hilft den Mitarbeiter*innen, zu verstehen, was auf sie zukommt, und reduziert Unsicherheit und Widerstände.
Widerstand resultiert oft aus Unsicherheit im Umgang mit neuen BPM-Tools oder bei der Anpassung an neue Abläufe. Mit gezieltem Training und kontinuierlicher Unterstützung könnt ihr eure Teams befähigen, die Veränderungen anzunehmen, und die Prozessakzeptanz deutlich erhöhen.
1. Individuelle Schulungsprogramme: Entwickelt Schulungsmodule, die auf die verschiedenen Rollen und Kompetenzniveaus im Unternehmen zugeschnitten sind. Zum Beispiel brauchen Mitarbeiterinnen an der Frontline praktische Schulungen für neue Software, während Prozessmanagerinnen von Workshops zu Prozessoptimierung und Change Management profitieren. So stellt ihr sicher, dass alle das nötige Rüstzeug haben, um erfolgreich zu sein.
2. Mentoren und Prozess-Champions: Implementiert ein Mentorenprogramm, bei dem erfahrene Mitarbeiterinnen als „Prozess-Champions“ ihren Kolleginnen helfen. Diese Peer-to-Peer-Unterstützung ist oft zugänglicher und effektiver als traditionelle Schulungen, da sie sofortige Hilfe bietet und das Gelernte verstärkt.
3. Kontinuierliches Feedback: Richtet regelmäßige Feedback-Schleifen ein, etwa durch Umfragen, Vorschlagsboxen oder Feedback-Meetings, um die Meinung der Mitarbeiter*innen zu den BPM-Änderungen einzuholen. Indem ihr Bedenken ernst nehmt und Anpassungen vornehmt, zeigt ihr, dass ihre Meinung zählt. Das senkt Widerstände und hebt die Stimmung.
Widerstände gegen Veränderungen im BPM lassen sich nicht nur durch neue Tools oder Abläufe überwinden. Entscheidend ist, die Mitarbeiter*innen aktiv einzubeziehen, transparent zu kommunizieren und das nötige Training sowie Unterstützung bereitzustellen, um den Übergang zu erleichtern. Indem ihr die Stakeholder frühzeitig einbindet und sie mit den richtigen Fähigkeiten und Ressourcen ausstattet, verwandelt ihr Widerstand in Akzeptanz und setzt eure BPM-Initiativen erfolgreich um.
Vielen Dank fürs Lesen dieser Ausgabe von „Two-for-One“. Wir freuen uns darauf, euch auch nächsten Monat wieder mit spannenden Themen zu begleiten. Und wie immer: Meldet euch gerne, wenn ihr über die Inhalte sprechen möchtet oder Fragen habt!
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