Willkommen zur aktuellen Ausgabe von Business Case. In dieser Reihe nehmen wir reale, praxisnahe Szenarien aus dem Umfeld von Business Process Management unter die Lupe und schauen darauf, wie Unternehmen ihnen mit Klarheit und Struktur begegnen können.
In dieser Ausgabe geht es um ein Thema, das viele Finance-Verantwortliche gut kennen: den Month-End Close. In einer Geschäftswelt, die zunehmend wettbewerbsintensiv und datengetrieben ist, gewinnen Geschwindigkeit und Verlässlichkeit zentraler Finance-Prozesse weiter an Bedeutung. Dieser Case zeigt, wie month-end close process automation dazu beitragen kann, effizienter zu arbeiten und fundiertere Entscheidungen zu treffen – nüchtern, faktenbasiert und ohne Übertreibungen.
Stell Dir ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit rund 180 Millionen Euro Jahresumsatz vor. Die Finance-Organisation besteht aus 18 Mitarbeitenden, die Accounting, Controlling und Financial Reporting verantworten. Monat für Monat bereitet dieses Team den Financial Close vor, greift dabei auf Daten aus fünf unterschiedlichen Systemen zu und stimmt sich mit mehreren Fachbereichen ab.
Der aktuelle Close dauert zehn Arbeitstage. Ein Großteil der Arbeit ist dabei manuell: Daten werden aus Systemen gezogen, in Spreadsheets abgestimmt, Buchungen per Hand vorgenommen und Freigaben über E-Mail koordiniert. Erst wenn dieser Prozess abgeschlossen ist, entstehen die Management Reports, die an Geschäftsführung und operative Führungskräfte gehen.
Für das Top-Management ist der Month-End Close ein kritischer Prozess. Er bestimmt, wann verlässliche Zahlen vorliegen und beeinflusst damit Planung, Forecasting und Performance Management direkt. Mit wachsender Komplexität des Geschäfts werden die Grenzen des bestehenden Setups immer deutlicher.
Mehrere strukturelle Faktoren sorgen dafür, dass sich der Close in die Länge zieht. Am offensichtlichsten ist die Dauer selbst: Zehn Arbeitstage vergehen zwischen Periodenende und finalen Ergebnissen. In dieser Zeit arbeiten Entscheider mit Informationen, die bereits an Aktualität verlieren.
Der hohe manuelle Aufwand ist ein zentraler Treiber. Finance-Mitarbeitende verbringen viel Zeit damit, Daten aus voneinander getrennten Systemen zu sammeln, zu prüfen und Monat für Monat dieselben Schritte zu wiederholen. Weil die Abstimmung stark über E-Mails und Spreadsheets läuft, fehlt es an Transparenz. Fehler werden oft spät erkannt und führen dann zu zusätzlichem Rework, der den Prozess weiter verzögert.
Auch die Kosten sind klar messbar. Vierzehn Full-Time Equivalents sind aktiv in den Close eingebunden und leisten zusammen rund 1.120 Arbeitsstunden pro Monat. Bei einem vollkostenbasierten Stundensatz von 75 Euro entstehen so 84.000 Euro an regulären Personalkosten. Hinzu kommen monatlich etwa 12.600 Euro für Überstunden. Auf das Jahr gerechnet summieren sich die Close-Kosten auf über 1,15 Millionen Euro.
Doch der Preis ist nicht nur finanzieller Natur. Fehlerbedingtes Rework – geschätzt bei rund sechs Prozent der Transaktionen – erhöht den Druck im Team und schwächt das Vertrauen in die Zahlen. Mit der Zeit wird diese Kombination aus Ineffizienz, Belastung und verzögerter Transparenz immer schwerer zu rechtfertigen.
Um diese Situation zu verbessern, beginnt das Management, sich intensiver mit business process management in finance zu beschäftigen – mit klarem Fokus auf Automation und Standardisierung. Es geht dabei nicht darum, menschliche Expertise zu ersetzen, sondern manuelle Tätigkeiten dort zu reduzieren, wo sie wenig Mehrwert liefern, und den Prozess insgesamt verlässlicher zu machen.
Konkret bedeutet das: automatisierte Datenextraktion und -validierung, standardisierte Workflows für Journal Entries statt Spreadsheet-Lösungen sowie regelbasierte Freigaben anstelle von E-Mail-Ketten. Ergänzt wird das durch Real-Time Monitoring, das jederzeit sichtbar macht, wo der Close steht und wo frühzeitig eingegriffen werden kann.
Auf Basis von Benchmarks und internen Piloten geht das Unternehmen davon aus, dass sich die Close-Dauer von zehn auf fünf Arbeitstage reduzieren lässt. Der manuelle Aufwand sinkt um rund 40 Prozent, Überstunden um etwa 70 Prozent, und der Anteil fehlerbedingter Nacharbeiten geht von sechs auf zwei Prozent zurück.
Die finanziellen Effekte sind deutlich. Nach der Automation liegen die monatlichen Close-Kosten voraussichtlich bei rund 45.800 Euro, was jährlichen Kosten von etwa 549.000 Euro entspricht. Im Vergleich zum heutigen Zustand ergibt sich ein Einsparpotenzial von mehr als 600.000 Euro pro Jahr.
Die dafür notwendige Investition – Software-Lizenzen, Process Redesign und Training – beläuft sich im ersten Jahr auf rund 340.000 Euro. Selbst unter konservativen Annahmen ergibt sich eine Amortisationszeit von etwa sieben Monaten und ein Return on Investment von rund 79 Prozent im ersten Jahr.
So überzeugend die Zahlen sind, die Auswirkungen reichen über Effizienzkennzahlen hinaus. Ein schnellerer und transparenterer Month-End Close verbessert die Audit Readiness und stärkt interne Kontrollen. Gleichzeitig sinkt der wiederkehrende Stress in den Peak-Phasen, was Finance-Teams Raum für Analyse, Interpretation und Zusammenarbeit mit dem Business gibt.
Automation-Projekte werfen dabei oft grundlegendere Fragen auf. Sind Prozesse klar verantwortet oder stark von informellen Routinen geprägt? Wie transparent sind Rollen und Zuständigkeiten wirklich? Und ist die Organisation bereit, gewachsene Arbeitsweisen zu hinterfragen, die nie bewusst gestaltet wurden?
Für viele Führungskräfte wird der Month-End Close so zu einem Spiegel. Er zeigt, wo manuelle Arbeit unverhältnismäßig viel Kapazität bindet und wo Technologie einen substanzielleren Beitrag von Finance ermöglichen könnte. In diesem Sinne geht es beim Close oft weniger um Buchhaltungsmechanik als um den Stellenwert von Prozessdisziplin und Continuous Improvement.
Dieser Business Case zeigt, wie month-end close process automation – eingebettet in business process management in finance – einen wiederkehrenden Pflichtprozess in eine verlässlichere und wertorientierte Operation verwandeln kann. Kürzere Durchlaufzeiten, niedrigere Kosten und höhere Datenqualität schaffen die Grundlage für schnellere und bessere Entscheidungen.
Die zentrale Erkenntnis ist nicht, dass jeder Close vollständig automatisiert sein muss. Entscheidend ist, die tatsächlichen Kosten und Auswirkungen bestehender Prozesse zu verstehen. Für viele Organisationen lassen sich bereits mit gezielten, schrittweisen Verbesserungen erhebliche Effekte erzielen.
Vielleicht lohnt sich ein Blick auf den eigenen Month-End Close: Wie viel Zeit bindet er wirklich – und welches Potenzial steckt in seiner aktuellen Struktur?
Was ist der Month-End Close?
Der Month-End Close ist der monatliche Abschlussprozess im Finanzbereich, bei dem Buchungen abgeschlossen, Daten abgestimmt und Finanzberichte für Management und Stakeholder erstellt werden.
Warum ist die Performance von Finance-Prozessen wichtig?
Die Performance von Finance-Prozessen bestimmt, wie schnell und verlässlich finanzielle Informationen verfügbar sind und beeinflusst damit Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung im Unternehmen.
Was versteht man unter Month-End-Close-Automatisierung?
Month-End-Close-Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Software und Workflows, um manuelle Tätigkeiten wie Datensammlung, Abstimmung und Freigaben zu reduzieren und den Abschlussprozess zu beschleunigen.
Welche Vorteile bringt Business Process Management im Finanzbereich?
Business Process Management in Finance erhöht Transparenz, reduziert Fehler, senkt Prozesskosten und macht Abläufe standardisiert und besser steuerbar.
Wann lohnt sich die Automatisierung des Month-End Close?
Eine Automatisierung lohnt sich besonders dann, wenn der Close lange dauert, stark manuell geprägt ist, hohe Überstunden verursacht oder regelmäßig Rework erforderlich wird.