Willkommen zur aktuellen Monatsausgabe von Quick Tips, dem Segment, in dem wir in kurzer und prägnanter Form umsetzbare Lösungen für dringende Geschäftsprobleme präsentieren. Heute, im Anschluss an der Ausgabe von letzter Woche, in der wir über Robotic Process Automation gesprochen haben, befassen wir uns mit Change-Management, insbesondere im Hinblick auf die Automatisierung.
Bei der Einführung von Automatisierung geht es nicht nur um die Implementierung eines Tools oder einer Software, sondern um eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie Aufgaben angegangen und erledigt werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Erfolg dieses Wandels weitgehend davon abhängt, wie allmählich und reibungslos sich die Mitarbeiter an das neue Paradigma anpassen. Dieses Problem wird oft als das “Boiling the Frog” bezeichnet. Wenn das Automatisierungsprojekt auf Hindernisse zu stoßen scheint, insbesondere wenn menschliche Faktoren im Spiel sind, könnten folgende Tipps hilfreich sein:
Jede digitale Umstellung erfordert eine Schulung der Mitarbeiter. Der Schlüssel liegt jedoch darin, diese effizient und effektiv durchzuführen. Der Train-the-Trainer-Ansatz könnte die zentrale Antwort sein. Indem man interne Experten heranzieht, die ihr Wissen an die Kollegen weitergeben, senkt man nicht nur die Schulungskosten, sondern fördert auch ein Umfeld, das eine Kultur des Lernens und der persönlichen Weiterentwicklung etabliert.
Die Betrachtung unterschiedlicher Perspektiven kann zu bahnbrechenden Lösungen führen. Das ist der Grundgedanke hinter funktionsübergreifenden Teams. Vor allem bei entscheidenden Veränderungen wie der Prozessautomatisierung können multidisziplinäre Teams Chancen und Fallstricke erkennen, die in isolierten Strukturen möglicherweise unbemerkt bleiben.
Die Schaffung eines Umfelds, in dem sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie Bedenken äußern, Fragen stellen oder Verbesserungsvorschläge machen können, kann den Umsetzungserfolg erheblich steigern. Regelmäßiger Austausch oder Feedback-Sitzungen können dazu beitragen, Mythen zu zerstreuen und Befürchtungen bezüglich der Automatisierung auszuräumen.
Der Weg zu einer vollwertigen Automatisierung kann lange sein und von Herausforderungen unterbrochen werden. Das Feiern kleiner Meilensteine hält nicht nur die Moral hoch, sondern gibt allen ein greifbares Gefühl des Fortschritts. Sei es ein erfolgreich automatisierter Abteilungsprozess oder nur eine Woche ohne Systemstörungen; nehmen Sie sich die Zeit, die Fortschritte anzuerkennen und zu würdigen.
Wenn die Führungsebene sichtbar an der Veränderung beteiligt ist und in sie investiert, sendet sie eine deutliche Botschaft über die Bedeutung der Veränderung aus. Deren Engagement und Einfühlungsvermögen in Bezug zu den dringenden Herausforderungen, die der Wandel mit sich bringt, können Teams motivieren und die Bedeutung der Automatisierung für den künftigen Erfolg des Unternehmens unterstreichen.
Bei der Veränderung geht es ebenso sehr um den Weg wie um das Ziel. Erinnert euch an unsere frühere Analogie vom “Boiling-Frog-Syndrom” – schrittweise und gut kommunizierte Veränderungen können viel effektiver sein als plötzliche, radikale Veränderungen. Es geht darum, alle an Bord zu holen und vorwärts zu kommen, damit sich niemand überfordert oder zurückgelassen fühlt.
Auf eine intelligente, effektive und humane Automatisierung. Bis zum nächsten Mal: Bleibt innovativ!