Two-for-One: Wie fehlende Prozessdokumentation nachhaltige Verbesserungen ausbremst

Willkommen bei der aktuellen Ausgabe von Two-for-One! Hier beleuchten wir jeden Monat ein häufiges Problem aus dem Bereich Business Process Management (BPM) und liefern dir zwei praxisnahe Lösungen. Dieses Mal geht es um ein Thema, das viele Unternehmen unterschätzen: fehlende Prozessdokumentation – und warum sie nachhaltige Verbesserungen verhindert. 

Egal, ob du ein wachsendes Unternehmen managst oder in einer größeren Organisation Transformation vorantreibst: Effektive Dokumentation ist der Schlüssel zu Konsistenz, Effizienz und Skalierbarkeit. Trotzdem wird sie oft vernachlässigt. Schauen wir uns an, warum das ein Problem ist – und was du dagegen tun kannst. 

Das Problem: Ineffizienzen und Wissenssilos 

Fehlende Prozessdokumentation ist ein echtes Hindernis. Ohne klare, standardisierte Aufzeichnungen darüber, wie Aufgaben ablaufen, scheitern selbst die besten Optimierungsprojekte. 

1.Inkonsistenz: 
Teams haben Schwierigkeiten, Prozesse einheitlich umzusetzen. Das führt zu schwankenden Ergebnissen und erhöhtem Aufwand. 

2.Abhängigkeit von „Tribal Knowledge“: 
Oft steckt wichtiges Wissen in den Köpfen einzelner erfahrener Mitarbeiter. Wenn diese Personen fehlen oder das Unternehmen verlassen, entstehen Engpässe. 

3.Hürden bei Verbesserungen: 
Ohne eine klare Ausgangsbasis lassen sich Ineffizienzen schwer identifizieren – und Verbesserungen bleiben meist Stückwerk. 

Lösung 1: Klare Strukturen mit BPMN-Modellen schaffen 

Ein Ansatz, um die Lücke in der Prozessdokumentation zu schließen, sind Modelle auf Basis von Business Process Model and Notation (BPMN). Dieses standardisierte Framework hilft dir, Workflows visuell darzustellen und verständlich zu machen. 

So funktioniert’s: Struktur und Kontext hinzufügen 

Mit BPMN kannst du Prozesse als übersichtliche Flussdiagramme abbilden, inklusive Aufgaben, Entscheidungsstellen und Abhängigkeiten. Ergänzt werden diese Diagramme durch detaillierte Beschreibungen, die Regeln, Hintergründe und Feinheiten erklären. Das Ergebnis ist eine umfassende und leicht zugängliche Dokumentation. 

Die Vorteile von BPMN-Dokumentation 

• Klare Kommunikation: 
  BPMN bietet eine gemeinsame Sprache, die den Austausch zwischen Teams und Abteilungen erleichtert. 

• Konsistenz in den Abläufen: 
  Standardisierte Dokumentation reduziert Variabilität und macht Prozesse reproduzierbar. 

• Bessere Entscheidungen: 
  Mit einer gut dokumentierten Ausgangsbasis kannst du Schwachstellen leichter erkennen und fundierte Entscheidungen treffen. 

Langfristiger Nutzen 

Eine Bibliothek aus BPMN-Modellen ist ein lebendiges Werkzeug für dein Unternehmen. Prozesse lassen sich bei Bedarf anpassen und skalieren, ohne an Struktur zu verlieren. So schaffst du Transparenz und Effizienz – auch wenn dein Unternehmen wächst.

Lösung 2: Datengetriebene Dokumentation in Process-Mining-Modelle integrieren 

Manuelle Dokumentation wie BPMN-Modelle ist wertvoll, aber in dynamischen Umfeldern auch ressourcenintensiv. Hier kommen Process-Mining-Tools ins Spiel. Sie nutzen Automatisierung und Echtzeitdaten, um Dokumentation nahtlos in die Prozessanalyse einzubetten. 

So funktioniert’s: Daten in dynamische Dokumentation verwandeln 

Process-Mining-Tools extrahieren Workflows direkt aus deinen Systemen, wie ERP- oder CRM-Plattformen. Sie erstellen ein datenbasiertes Echtzeitbild deiner Prozesse. Erkenntnisse – etwa Engpässe oder Optimierungspotenziale – können direkt in den Modellen dokumentiert werden, sodass die Dokumentation immer aktuell bleibt. 

Die Vorteile von Process Mining 

Automatisierte Genauigkeit: 
Workflows werden direkt aus deinen digitalen Systemen erfasst. Das spart manuellen Aufwand und sorgt für präzise, realitätsnahe Dokumentation. 

Fundierte Entscheidungen: 
Process Mining liefert datengestützte Einblicke und zeigt Optimierungsmöglichkeiten auf, die auf echten Leistungsdaten basieren. 

Ständige Aktualität: 
Wenn sich Prozesse ändern, wird die Dokumentation automatisch aktualisiert. 

Langfristiger Nutzen 

Mit Process Mining baust du ein dynamisches System auf, das agiles Prozessmanagement unterstützt. Dein Team kann auf Ineffizienzen reagieren, bevor sie zum Problem werden – und dein Unternehmen bleibt auch in schnelllebigen Märkten wettbewerbsfähig. 

Zum Nachdenken: Herausforderungen, die bleiben 

Trotz der Vorteile werfen beide Lösungen wichtige Fragen auf: 

• Wie gehen wir mit unvollständigen Altdaten um, ohne Verzerrungen zu erzeugen? 
  Altsysteme und unvollständige Aufzeichnungen können zu Ungenauigkeiten im Dokumentationsprozess führen. Unternehmen müssen robuste Datenvalidierungsverfahren einführen, um die Zuverlässigkeit zu gewährleisten. 

• Wie verhindern wir, dass Dokumentation den operativen Alltag ausbremst? 
  Um unnötige und manuelle Dokumentation im operativen Alltag zu reduzieren, sollte genau definiert sein was und wie häufig Dokumentation stattfinden sollte. Dokumentation sollte keinen Selbstzweck sein.  

• Wie binden wir Mitarbeitende auf operativer Ebene in die Dokumentation ein? 
  Mitarbeiter, die direkt mit den Prozessen arbeiten, haben unschätzbare Einblicke, betrachten die Dokumentation aber möglicherweise als zusätzliche Belastung. Wenn man sie frühzeitig einbezieht und die langfristigen Vorteile hervorhebt, kann das die Zusammenarbeit fördern. 

• Fehlende Prozessdokumentation behindert Effizienz, Konsistenz und Wachstum. 

• BPMN-Modelle schaffen klare Strukturen und machen Prozesse skalierbar. 

• Process Mining sorgt für dynamische, datengetriebene Dokumentation. 

Nächste Schritte 

Analysiere deine bestehenden Dokumentationspraktiken und identifiziere Lücken. Entscheide dich für eine der Lösungen – oder kombiniere beide Ansätze. 

Wenn du bereit bist, deine Prozessmanagement-Strategie zu transformieren, melde dich bei uns. Gemeinsam bringen wir dein Unternehmen auf das nächste Level.  

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