Willkommen zurück bei Two-for-One, unserem monatlichen Blick auf praktische Ansätze im Business Process Management. Diesmal geht es um ein Problem, das deutlich weiter verbreitet ist, als viele Führungskräfte zugeben möchten: der Wunsch, Geschäftsprozesse zu verbessern – ohne zu wissen, wo man überhaupt ansetzen soll.
Zwar erkennen viele Unternehmen den Wert von Business Process Optimisation, doch es fehlt ihnen an einem Einstiegspunkt, an Struktur – oder schlicht am Überblick darüber, wie Arbeit tatsächlich durch das Unternehmen fließt. Genau diese Unsicherheit wird häufig zur größten Hürde. Wer nicht weiß, wie Prozesse ablaufen, wem sie gehören oder wie konsequent sie eingehalten werden, kann nur schwer Fortschritte erzielen.
Der Start entscheidet. Ein bewusster erster Schritt schafft die Grundlage für Verbesserungen, sorgt für Klarheit und hilft, künftige Maßnahmen auf die richtigen Bereiche zu lenken.
In vielen Unternehmen zeigt sich der fehlende Fokus auf Prozessoptimierung nicht als großer Knall, sondern als Sammlung kleiner, aber stetig wachsender Probleme: verzögerte Übergaben, doppelte Arbeit, schwankende Kundenerlebnisse, steigende Kosten oder Mitarbeiter, die über unklare Zuständigkeiten klagen.
Ein Beispiel: Verschiedene Teams erledigen dieselbe Aufgabe auf völlig unterschiedliche Weise. Die einen nutzen einen geteilten Ordner, andere arbeiten mit langen E-Mail-Ketten, wieder andere pflegen eine Excel-Datei, deren Logik nur einer Person bekannt ist. Jede Variante „funktioniert“, aber keine passt zur anderen. Wenn es um Effizienz oder Verantwortlichkeiten geht, kann niemand auf eine dokumentierte Grundlage verweisen – weil es schlicht keine gibt.
Arbeiten auf Basis von Erfahrungswissen und alten Gewohnheiten ist riskant. Arbeit hängt an Personen statt an Systemen. Verlässt jemand das Unternehmen, verschwinden Wissen und Abläufe gleich mit. Engpässe bleiben lange unerkannt. Und Verbesserungen zielen oft auf Symptome statt auf Ursachen.
Ohne echte Transparenz darüber, wie die Organisation funktioniert, können Führungskräfte weder priorisieren noch Fortschritte messen oder gezielt investieren. Genau hier braucht es einen strukturierten Einstieg.
Beschreibung
Ein Prozessinventar ist der erste strukturierte Schritt Richtung Business Process Optimisation. Es umfasst eine Übersicht der zentralen Prozesse sämtlicher Abteilungen – wie Arbeit beginnt, wie sie weitergegeben wird und wie sie endet. Typische Elemente: Prozessname, Verantwortlicher, Zweck, eingesetzte Tools, Inputs, Outputs sowie bekannte Herausforderungen.
Der Aufwand ist überschaubar, der Effekt sofort spürbar. Schon eine einfache Liste deckt Überschneidungen, Abhängigkeiten und Unsicherheiten bei Zuständigkeiten auf.
Vorteile
• Ein gemeinsames Vokabular und eine klare Übersicht, wo Verbesserungen möglich sind.
• Führungskräfte können priorisieren, welche Prozesse zuerst Aufmerksamkeit benötigen.
• Informelle oder versteckte Abläufe werden sichtbar – und damit auch Risiken und Ineffizienzen.
Langfristige Wirkung
Ein gut gepflegtes Inventar bildet das Rückgrat einer nachhaltigen Prozesssteuerung. Es unterstützt kontinuierliche Verbesserungen, strukturiert Digitalisierungsinitiativen und hilft Teams, ein gemeinsames Verständnis von Arbeit zu entwickeln. Vor allem ersetzt es Annahmen durch Fakten.
Beschreibung
Auf Basis des Inventars sollten die wichtigsten Prozesse visualisiert werden. Business Process Mapping macht Abläufe sichtbar – Schrittfolgen, Entscheidungspunkte, Übergaben, beteiligte Systeme. Dadurch erkennen Teams, wo Reibung entsteht, Verantwortlichkeiten unklar sind oder Verzögerungen auftreten.
Spezialsoftware ist dafür nicht nötig. Selbst ein Whiteboard reicht für den Anfang.
Vorteile
• Visualisierung macht komplexe Abläufe greifbar.
• Inkonsistenzen oder unnötige Schleifen lassen sich leichter entdecken.
• Workshops zur Prozessabbildung fördern gemeinsames Verständnis und reduzieren Missverständnisse.
Langfristige Wirkung
Prozessmaps schaffen die Grundlage für Standardisierung, Automatisierung und Methoden wie Lean oder Six Sigma. Sie erleichtern Onboarding, Wissenstransfer und Qualitätskontrolle – und ersetzen informelles Wissen durch dokumentierte, abgestimmte Abläufe. Mit der Zeit arbeiten Organisationen so transparenter und berechenbarer.
Der Start mit Inventar und Mapping ist einfach – die strategischen Implikationen sind es nicht. Wichtige Überlegungen:
Diese Fragen betreffen nicht nur die Prozessdokumentation, sondern die gesamte operative Steuerung. Wer tiefer einsteigen möchte, findet weitere Impulse in unserem Paper zum prozessorientierten Entscheiden.
Man kann nur verbessern, was man sieht. Für Organisationen, die nicht wissen, wo sie bei der Optimierung ansetzen sollen, bieten zwei Wege einen klaren Einstieg: ein systematisches Prozessinventar und die Visualisierung zentraler Arbeitsabläufe.
Diese Schritte schaffen die Voraussetzungen für nachhaltige Entwicklung. Sie machen Prozesse sichtbar, schaffen gemeinsames Verständnis und ermöglichen bessere Entscheidungen darüber, wo Zeit und Ressourcen am sinnvollsten eingesetzt werden.
Der erste Schritt besteht darin, ein unternehmensweites Prozessinventar zu erstellen, um einen klaren Überblick über bestehende Abläufe zu erhalten.
Ein Prozessinventar schafft Transparenz, definiert Verantwortlichkeiten und hilft Unternehmen dabei, Verbesserungsmaßnahmen gezielt zu priorisieren.
Business Process Mapping bezeichnet die visuelle Darstellung eines Prozesses, einschließlich Arbeitsschritten, Entscheidungen und Übergaben.
Es macht Engpässe, Doppelarbeit und unklare Rollen sichtbar und erleichtert die Identifikation von Optimierungspotenzial.
Viele Unternehmen verfügen nicht über dokumentierte Abläufe, arbeiten mit überholtem Erfahrungswissen oder wissen nicht, wie sie strukturiert beginnen sollen.