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Quick Tips
Willkommen zum Oktober und unserem neuesten Feature Highlight! Diesen Monat hat unser Entwicklungsteam wieder eine brandneue Funktion rausgebracht: Hypothetische Aktivitäten. Das ist nur der Anfang einer ganzen Reihe von Features, die dir dabei helfen, deinen Prozessfluss noch besser zu visualisieren und durch die Zuordnung bestimmter Muster zu einer Taxonomie zu kategorisieren – aber dazu kommen wir in den nächsten Highlights! Hypothetische Aktivitäten sind Schritte im Prozess, die zwar theoretisch hätten stattfinden können, aber nicht müssen – also quasi “optionale” Aktivitäten, die keinen Regelverstoß darstellen, wenn sie fehlen. Sie werden manchmal ausgeführt, aber eben nicht zwingend – und der Prozess bleibt trotzdem compliant.
Was bringt uns das? Ein paar Beispiele dazu haben wir gleich hier unten für euch. Lass uns reinschauen!
So funktioniert das Feature
Hier siehst du die Kausale Hypothese unserer Test-Dimension. Das ist wichtig, weil sie alle potenziellen Aktivitäten definiert, die in dieser Dimension auftreten können – genau damit vergleichen wir unsere spezifischen Prozessabläufe, um hypothetische Aktivitäten zu identifizieren.
Jetzt sind wir zum Process View Analyzer gewechselt und haben eine Variante ausgewählt, die beim Punkt „Bestellung eingegangen“ startet und den gesamten Prozesslauf einschließlich aller drei Zahlungserinnerungsschritte umfasst. Aber schau mal – wenn wir das mit der Kausalen Hypothese vergleichen, fällt uns auf, dass etwas fehlt.
Mit den Hypothetischen Aktivitäten sehen wir, dass der Prozess nicht zwingend bei „Bestellung eingegangen“ starten muss – er könnte auch beim Schritt „Angebot versendet“ beginnen! Das ist wichtig für das Kontextverständnis, da es die Bewertung der Prozesslaufzeit und der Ausführungszeit beeinflusst. Es hilft uns, diese Prozessvariante mental zu modellieren und herauszufinden, welche realen Fälle sie widerspiegelt.
Schauen wir uns jetzt eine andere Variante an: In diesem Fall beginnt der Prozess mit dem Angebotsversand, umfasst aber nicht alle Erinnerungsschritte und geht sogar in der Mitte durch eine Abkürzung. Die Hypothetischen Aktivitäten zeigen uns, wie viele Erinnerungsstufen im Prozess übersprungen wurden und welche Schritte von der Abkürzung betroffen sind. Wenn der Kunde ohne Erinnerung zahlt (unser idealer Fall), sparen wir uns den manuellen Aufwand der übersprungenen Schritte und beschleunigen so den Prozess. Dieses Feature zeigt uns deutlich, welche Effizienzgewinne durch diese kürzeren Wege erreicht werden – in diesem Fall fünf Aktivitäten weniger, was schon einen beträchtlichen Teil des gesamten Prozesses ausmacht.
Zum Schluss werfen wir einen Blick in die Case View – hier teilt sich der Prozess in verschiedene Pfade, bei denen sowohl Abkürzungen als auch längere Routen genutzt werden. In diesem Beispiel können wir vergleichen, wie schnell jeder Zweig abläuft, was eine gute Basis für den Effizienzvergleich ist. Hypothetische Aktivitäten machen hier die potenziellen Optimierungswege sichtbar.
Praktische Anwendungsbeispiele
Hypothetische Aktivitäten sind ein starkes Werkzeug für Manager und Unternehmensleiter, um Workflows zu optimieren, Abläufe zu straffen und Prozessverbesserungen zu strategisieren. Hier ein paar Beispiele, wie dieses Feature im Alltag echten Mehrwert bringen kann:
- Kostenreduzierungspotenziale erkennen:
- Indem man visualisiert, welche optionalen Schritte oft übersprungen werden, können Unternehmen den Einfluss auf die Betriebskosten besser abschätzen. Wenn zum Beispiel mehrere Schritte im Kundenbestellprozess, wie etwa Erinnerungsemails, nicht regelmäßig notwendig sind, könnte das Eliminieren oder Automatisieren dieser Aktivitäten zu niedrigeren Arbeitskosten und einer schnelleren Bearbeitung führen.
- In Finanzprozessen können Hypothetische Aktivitäten Bereiche aufzeigen, wo bestimmte Compliance-Checks optional sind, aber gelegentlich durchgeführt werden. Diese Einsichten helfen Unternehmen, Ressourcen gezielter auf notwendige versus optionale Tätigkeiten zu verteilen.
- Variabilität in der Customer Journey analysieren:
- Mit Hypothetischen Aktivitäten können Unternehmen erkennen, wo Kunden von der typischen Journey abweichen, ohne dass dies negative Auswirkungen hat. In einem Verkaufsprozess könnte das bedeuten, dass ein Teil der Kunden den ersten Informationsschritt überspringt und direkt zur Beratung übergeht – was möglicherweise eine effizientere Route für bestimmte Kundensegmente darstellt. Diese Vergleichsbasis hilft, Zeitersparnisse durch den Wegfall nicht-essentieller Schritte zu messen und liefert damit wertvolle Daten für die Prozessoptimierung.
- Effizienz im Prozess benchmarken:
- Bei der Effizienzbewertung geben Hypothetische Aktivitäten Einblick in die Unterschiede zwischen den schnellsten und langsamsten Pfaden. Zum Beispiel können in einer Lieferkette Manager untersuchen, welche Aktivitäten in Expressfällen oft umgangen werden und diese mit den Standardrouten vergleichen, um Benchmarks zu erstellen.
Fazit
Hypothetische Aktivitäten helfen uns zwar nicht, neue Probleme in unseren Prozessen aufzuspüren, aber sie halten die kognitive Belastung niedrig, wenn wir komplexe Prozessmodelle durchgehen, und lassen uns auf das Wesentliche konzentrieren. Das ist unser Ziel – dir mehr Transparenz in deinen Prozessen zu verschaffen, ohne dass du die Komplexität im Kopf jonglieren musst.
Die besonders Aufmerksamen unter euch haben vielleicht schon die Frage gestellt – wenn dies die Prozessschritte sind, die ohne Verstoß übersprungen werden können, was passiert dann mit den Schritten, die als Verstoß gewertet werden, wenn sie ausgelassen werden? Nächsten Monat schauen wir uns das Feature „Ausgelassene Aktivitäten“ an, welches genau dies visualisiert.
Wir haben noch viele dieser Visualisierungs- und Kategorisierungsfunktionen in der Pipeline – bleib dran und check regelmäßig unseren Blog, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wenn du glaubst, dass dir das helfen könnte, die Komplexitäten in deinem eigenen Business besser zu durchblicken, kontaktiere uns für eine Demo. Wir freuen uns darauf, über deine speziellen Anforderungen zu sprechen und dir zu zeigen, wie Noreja Process Intelligence deine Prozesse schlanker und effizienter machen kann.
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