iDM Wärmepumpen – Nicht nur ökologisch effizienter

In einem Ort im malerischen Osttirol mit knapp 5 Tsd. Einwohnern sitzt einer der wachstumsstärksten Hidden-Champions Österreichs – der Wärmepumpenspezialist iDM Energiesysteme GmbH. Wir waren vor Ort, um zu sehen, wie es zu diesem rasanten Wachstum gekommen ist – und natürlich auch um dabei zu unterstützen, dies durch effizientere Prozesse weiter zu fördern und zu optimieren.

Mit Standorten in Matrei in Osttirol, Spittal in Oberkärnten, Barbian (BZ) in Italien und Leutershausen in Deutschland hat iDM mittlerweile knapp 1.000 Beschäftigte über die diversen Standorte verteilt, und konnte 2023 erstmals die Umsatzmarke von 200 Mio. Euro überspringen. Obwohl iDM schon seit über 45 Jahren am Markt ist, ist ein Großteil des Wachstums erst in den letzten paar Jahre realisiert worden – größtenteils dank einer cleveren und vorausschauenden Strategie im Zuge der Energiekrise, die deren Umsatz von 45 Millionen Euro im Jahr 2018 auf den derzeitigen Stand katapultiert hat.[1]

Jedoch kommt ein solch schnelles Wachstum nicht ohne Herausforderungen. Die große Nachfrage der letzten Jahre und die dadurch auftretenden Engpässe der Produktionskapazitäten wurden durch große Investitionen in weitere Produktionsflächen ermöglicht. Diese Investitionen bringen allerdings auch eigene Herausforderungen mit sich, denn Prozesse und Strukturen können dabei unkoordiniert komplexer werden, was zu erhöhten Prozesskosten führen kann.[2]

Um schnell und unkompliziert Transparenz zu schaffen, entschied sich iDM, einen Proof-Of-Concept anhand des Order-To-Cash-Prozesses mit uns durchzuführen; Erklärtes Ziel: Sehr schnell und ohne größeren internen Personalaufwand auf Seiten von iDM eine erste Entscheidungsgrundlage zu erhalten, wie Process Mining funktioniert und welche Vorteile es bietet. Folgende Schritte wurden durchgeführt:

• Schritt 1: Aufsetzen einer Datenschutzvereinbarung (Dauer: 1 Tag)
• Schritt 2: Extraktion der gewünschten Daten aus dem Comarch ERP (Dauer: 1 Woche)
• Schritt 3: Durchführung des Imports (Dauer: 2 Wochen)
• Schritt 4: Analyse der Prozesse und Dokumentation der Ergebnisse (Dauer: 2 Wochen)
• Schritt 5: Abschluss-Workshop vor Ort in Matrei (Dauer: 1 Tag)

Die Ergebnisse konnten sich sehen lassen! Erstmals wurde im kleinsten Detail aufgeschlüsselt, wie lange feingranulare Prozessschritte dauern, wie die Struktur des Prozesses aussieht, wie sich manuelle Datenübertragungsfehler auf die Laufzeiten auswirken, wie sich eine vorgelagerte Bonitätsprüfung auf die Rechnungsstellung auswirkt, oder wie hoch sich die Diskrepanz zwischen den Wunschlieferterminen der Kunden und der tatsächlichen Lieferzeiten ausgestaltet.

In einem sehr produktiven Abschlussworkshop konnten wir anschließend einen ganzen Tag lang über die Implikationen der Ergebnisse mit dem iDM-Team diskutieren. In einem an Design-Thinking angelehnten Teil konnten wir eine Priorisierung festlegen, an welchen Stellen des Prozesses mit verhältnismäßig wenig Aufwand erste größere Erfolge erzielt werden können. Unter anderem diskutierten wir den Einsatz von digitalen Formularen für eine Reduktion der manuellen Übertragungsfehler, die Überbrückung von Systemschnittstellen mittels Workflow-Systemen oder die Nutzung von KI-Copiloten für eine optimierte Kommunikation und Datenerfassung im Vertrieb.

Wir haben uns sehr über unseren Besuch bei iDM gefreut und hoffen deren digitale Transformation des Prozessmanagements ein kleines Stück vorangebracht zu haben. Wir sind gespannt, was die Zukunft bringt und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.