Willkommen zurück bei “Two for One”, wo wir jeden Monat ein dringendes Thema im Bereich des Business Process Managements (BPM) beleuchten und nicht nur eine, sondern zwei praktische Lösungen für heutige Geschäftsführer anbieten. In unserem digitalen Zeitalter ist die Integration von Technologie in Geschäftsprozesse nicht nur ein Trend – sie ist eine Notwendigkeit. Doch dieser Weg ist oft mit Herausforderungen gespickt, besonders für kleine bis mittelgroße Industrieunternehmen, die vielleicht keinen formellen Hintergrund im BPM haben. Unser Fokus liegt heute nicht nur darauf, diese Herausforderungen hervorzuheben, sondern auch darauf, umsetzbare Lösungen bereitzustellen.
Der Weg zur Digitalisierung ist oft gut gemeint, aber die Realität sieht oft anders aus. Ein häufiges Hindernis, mit dem viele Unternehmen konfrontiert sind, ist die nahtlose Integration digitaler Werkzeuge in bestehende Geschäftsprozesse. Stell dir vor: Ein Unternehmen führt begeistert ein neues CRM-System ein, in der Hoffnung, Kundeninteraktionen und Datenmanagement zu optimieren. Doch ohne angemessene Integration wird dieses neue System zu einer isolierten Insel, die nicht effektiv mit bestehenden Verkaufsprozessen oder Datenbanken kommunizieren kann. Das Ergebnis? Frust, Ineffizienz und möglicherweise ein Rückschritt bei der Erreichung von Geschäftszielen.
Echte Szenarien spiegeln diese Herausforderung wider. Unternehmen finden sich oft in einer Jonglage zwischen Cloud-basierten Anwendungen und lokalen Altsystemen wieder, was zu Datensilos und operativen Hindernissen führt. Ein sehr häufiges Beispiel dafür ist die manuelle Rechnungsbearbeitung in wachsenden Unternehmen. Wenn Unternehmen expandieren, wird die manuelle Handhabung von Rechnungen zunehmend unpraktisch, langsam und teuer, was einen Wechsel zu automatisierten Lösungen erforderlich macht.
Ein Weg, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu überwinden, liegt in der Datenstandardisierung und -verwaltung. Einfach ausgedrückt bedeutet dies sicherzustellen, dass die Daten in deinen verschiedenen digitalen Werkzeugen dieselbe Sprache sprechen. Unterschiedliche Datenformate und Standards können erhebliche Barrieren schaffen, ähnlich wie der Versuch, ein Puzzle mit nicht passenden Teilen zu lösen.
Stell dir ein Einzelhandelsunternehmen vor, das mit Bestandsdiskrepanzen aufgrund unterschiedlicher SKU-Nummern auf verschiedenen Plattformen zu kämpfen hat. Durch die Implementierung standardisierter SKU-Nummern kann das Unternehmen Genauigkeit und Effizienz in seinem Bestandsmanagement sicherstellen. Ähnlich ist es im Gesundheitswesen entscheidend, dass die Patientendatenerfassung über Abteilungen hinweg konsistent ist. Durch die Implementierung von Datenverwaltungsrichtlinien wird sichergestellt, dass Patienteninformationen einheitlich behandelt werden, was Fehler reduziert und die Patientenversorgung verbessert.
Ein Weg, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, sicherzustellen, dass alle Stellen, an denen Daten in dein System eintreten, diese gegen einen Satz vereinbarter Datenformat- und Qualitätsstandards validieren. Dieser Ansatz vermeidet jegliche Anforderungen an manuelle Datenbereinigung oder -standardisierung weiter unten in der Linie, erfordert aber, dass alle Systeme im Landschaft mit denselben Datenformaten kompatibel sind. Ein weiterer Ansatz, der dabei hilft, dies zu erleichtern, ist die Etablierung eines führenden Systems für Entitäts-IDs, wie z.B. das CRM, das die ID für jeden Kunden festlegt, und alle anderen Anwendungen spiegeln diese ID wider, wenn sie sich auf diese Kunden beziehen.
Im Kern dieser Lösung steht das Engagement für die Bereinigung und Validierung von Dateneingaben. Dies ist nicht nur eine technische Übung; es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der Datenqualität von größter Bedeutung ist. Es geht darum, Systeme zu schaffen, in denen Daten von Anfang an korrekt eingegeben und während ihres gesamten Lebenszyklus gepflegt werden. Wenn Daten effektiv standardisiert und verwaltet werden, verbessert dies nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern legt auch ein starkes Fundament für zukünftige Digitalisierungsbemühungen.
Der zweite Schlüssel zur Meisterung der Integration digitaler Werkzeuge liegt in der Einbeziehung der Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung. Ein neues System zu implementieren ist eine Sache; eine ganz andere ist es, dein Team von Herzen dafür zu gewinnen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess bei der Auswahl und Implementierung neuer Werkzeuge kann die Übernahmeraten erheblich steigern und eine reibungslosere Integration gewährleisten.
Oft sind die Personen, die eine Digitalisierungsinitiative leiten, nicht so tief in die tägliche Arbeit im Unternehmen integriert, da solche Initiativen auf einer strategischeren Ebene stattfinden. Dies kann zu Blindstellen gegenüber den tatsächlichen, einfachen Bedürfnissen der Menschen führen, auf die sich die Initiative stützt.
Betrachte das Beispiel eines Technologieunternehmens, das seine Ingenieure bei der Auswahl eines neuen Projektmanagement-Tools einbezieht. Indem die Mitarbeiter ein Mitspracherecht haben, schafft es das Unternehmen nicht nur, ein Werkzeug auszuwählen, das ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht, sondern fördert auch ein Gefühl der Zugehörigkeit im Team. Das Ergebnis? Höheres Engagement, bessere Nutzung und eine kohärentere Integration in ihren täglichen Arbeitsabläufen.
Methoden wie Umfragen, Fokusgruppen und Pilotprogramme können effektiv sein, um die Präferenzen und Einsichten der Mitarbeiter zu ermitteln. Dieser Ansatz verwandelt Mitarbeiter von bloßen Benutzern zu aktiven Mitwirkenden im digitalen Transformationsprozess. Es geht nicht nur darum, ein neues Werkzeug einzuführen; es geht darum, eine Umgebung zu schaffen, in der sich Mitarbeiter geschätzt und gehört fühlen, was zu verbesserter Moral und einem produktiveren Arbeitsplatz führt.
Wenn wir uns mit den Feinheiten der Integration digitaler Werkzeuge befassen, ist es wichtig zu bedenken, dass im Herzen jeder Technologie ihre Benutzer – die Menschen – stehen. Digitale Transformation ist genauso eine menschliche Initiative wie eine technologische. Es geht nicht nur um die richtigen Werkzeuge, sondern auch um die richtige Denkweise und Kultur.
Auch wenn du dich für einen anderen Ansatz zur Bewältigung dieses Problems in deinem Kontext entscheidest, laden wir dich ein, über die folgenden Fragen in einem allgemeineren Sinne nachzudenken:
Wenn diese Fragen ein Gefühl der Neugier wecken oder du dich nach detaillierterer Anleitung sehnst, sind wir hier, um zu helfen. Kontaktiere uns, und lassen uns gemeinsam diese digitalen Gewässer navigieren.
Während wir diese Ausgabe von “Two for One” abschließen, werfen wir einen Blick auf das, was als Nächstes kommt. In unserem bevorstehenden Quick Tips-Artikel werden wir “5 Wege zur Verbesserung der digitalen Kompetenz deines Teams” erkunden und leicht umsetzbare Strategien bieten, um die Technikfertigkeit deines Teams zu verbessern.
Und im nächsten “Two for One” werden wir uns einer neuen Herausforderung stellen: “Strategische Goals & Targets festlegen.” Wir werden untersuchen, wie Unternehmen Automatisierung nutzen können, ohne den persönlichen Touch zu verlieren, den Kunden schätzen.
Denke daran, die Integration digitaler Werkzeuge und das Navigieren durch die Herausforderungen der Digitalisierung im Business Process Management ist eine Reise, kein Ziel. Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Technologie, Prozessen und Menschen zu finden. Bleibe dran für weitere Einsichten, und lass uns gemeinsam in unseren digitalen Bestrebungen weiter wachsen und uns entwickeln.