Two-for-One: Manuelle Dateneingabe und Datenabgleich gleichzeitig anpacken

Willkommen zurück bei Two-for-One – unserer Serie, in der wir typische Herausforderungen in Geschäftsprozessen unter die Lupe nehmen und gleich zwei praxisnahe Lösungsansätze vorstellen.

Diesmal geht es um ein Thema, das in vielen Unternehmen still und leise Produktivität frisst: manuelle Dateneingabe und Datenabgleich. Trotz technologischem Fortschritt verlassen sich unzählige Firmen nach wie vor darauf, dass Mitarbeitende Informationen manuell von einem System ins nächste kopieren. Die Folgen? Fehler schleichen sich ein, wertvolle Zeit geht verloren, und die Frustration wächst – auf allen Seiten.

Das Problem: So sieht manuelle Dateneingabe im Alltag aus

Ein klassisches Beispiel: Ein Sales-Rep schließt einen neuen Deal ab und trägt die Kundendaten ins CRM-System ein. Später tippt jemand aus dem Finance-Team genau dieselben Infos ins Abrechnungssystem. Im besten Fall ist das einfach nur Zeitverschwendung. Im schlimmsten Fall schleichen sich Fehler ein – eine falsche Rechnungsadresse, eine vergessene Bestellnummer oder ein Systemabgleich, der Stunden an Recherche kostet.

Die Konsequenzen summieren sich schnell:

• Produktivitätsverlust: Hochqualifizierte Mitarbeitende verbringen wöchentlich Stunden mit repetitiven Aufgaben.
• Burnout-Gefahr: Die Stimmung leidet, wenn man das Gefühl hat, Arbeiten zu erledigen, die eigentlich ein Computer übernehmen sollte.
• Compliance-Risiken: Ungenaue Daten gefährden Berichte und regulatorische Anforderungen.
• Schlechtere Entscheidungen: Wenn Systeme nicht synchron sind, fehlt die Vertrauensbasis für fundierte Analysen.

Kein Wunder also, dass viele Organisationen nach Möglichkeiten suchen, manuelle Prozesse zu reduzieren oder ganz zu eliminieren.

Zwei Lösungen, die einen echten Unterschied machen

Lösung 1: Robotic Process Automation (RPA) für wiederkehrende Aufgaben

Was dahintersteckt:

RPA setzt auf Software-Bots, die repetitive, regelbasierte Tätigkeiten übernehmen – etwa Kopieren, Einfügen, Abgleichen oder Übertragen von Daten zwischen Systemen. Im Gegensatz zu klassischen IT-Großprojekten lässt sich RPA vergleichsweise schnell auf bestehende Systeme aufsetzen.

Vorteile:

• Beschleunigt Routineprozesse deutlich.
• Minimiert menschliche Fehlerquellen.
• Entlastet Mitarbeitende, die sich so auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können – zum Beispiel Kundenbetreuung oder Datenanalyse.

Langfristige Perspektive:

Gerade für Unternehmen mit großen Alt-System-Landschaften bietet RPA eine pragmatische Übergangslösung. Es bringt schnelle Ergebnisse und schafft gleichzeitig Spielraum, um größere Digitalisierungsprojekte strategisch zu planen. Viele Firmen stellen zudem fest: Wer klein mit RPA anfängt, baut leichter internes Vertrauen in Automatisierung auf.

Lösung 2: Systeme konsolidieren, wo es Sinn ergibt

Was dahintersteckt:

Wo es möglich ist, lohnt sich der größere Schritt: redundante Systeme durch eine integrierte All-in-One-Plattform ersetzen. Statt getrenntes CRM, Abrechnung und Finanzbuchhaltung zu pflegen, setzen immer mehr Unternehmen auf Lösungen mit einheitlicher Datenbasis.

Vorteile:

• Der Bedarf an Datenabgleich entfällt komplett.
• Datenqualität und -konsistenz steigen messbar.
• Prozesse laufen abteilungsübergreifend reibungsloser.

Langfristige Perspektive:

Systemkonsolidierung ist aufwändiger als RPA – aber sie zahlt sich langfristig aus. Eine zentrale „Single Source of Truth“ minimiert Fehler und legt die Basis für skalierbares Wachstum. Reports werden einfacher, Compliance-Risiken sinken, und die Teams verbringen weniger Zeit mit Systempflege – und mehr mit dem, was wirklich zählt.

Food for Thought

Die Wahl zwischen Automatisierung und Systemwechsel ist selten schwarz-weiß. Diese Fragen helfen bei der Einordnung:

• Wann ist es sinnvoller, bestehende Prozesse zu automatisieren – und wann lohnt sich ein kompletter Systemwechsel?
• Welche technischen und menschlichen Hürden tauchen bei der Konsolidierung auf?
• Wie findet man die Balance zwischen schnellen Automatisierungserfolgen und nachhaltiger Transformation?

Wenn diese Fragen relevant klingen, lohnt sich ein Blick in unsere Ressourcen zu prozessorientierter Entscheidungsfindung – sie helfen, Optionen systematisch zu bewerten und die nächsten Schritte strategisch zu planen.

Fazit: Der erste Schritt zu einem besseren Umgang mit Daten

Manuelle Dateneingabe und Datenabgleich müssen kein notwendiges Übel sein. Unternehmen haben die Wahl:

• Bestehende Prozesse automatisieren, z. B. mit RPA – für schnelle, messbare Fortschritte.
• Systeme konsolidieren – für eine tiefgreifende, langfristige Lösung.

Beide Wege bieten echte Vorteile – und oft liegt die beste Lösung irgendwo dazwischen.

Wenn du bereit bist, deine Datenprozesse neu zu denken, sprechen wir gerne über die Optionen, die am besten zu deiner Organisation passen.

FAQ

Was versteht man unter manueller Dateneingabe und Abstimmung?

Manuelle Dateneingabe bedeutet, dass Mitarbeiter Informationen zwischen Systemen erneut eintippen oder kopieren. Abstimmung bedeutet, Daten auf Fehler und Abweichungen zu prüfen.

Warum ist manuelle Dateneingabe ineffizient?

Sie kostet viel Zeit, führt zu höheren Fehlerquoten und beeinträchtigt die Datenqualität, was Entscheidungen erschwert.

Wie kann Robotic Process Automation (RPA) bei der Dateneingabe helfen?

RPA setzt Software-Bots ein, um wiederkehrende Aufgaben wie Datentransfers und Abstimmungen zu automatisieren. So werden Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt.

Welche Vorteile hat die Konsolidierung von Systemen?

Eine Konsolidierung schafft eine zentrale Datenbasis, vermeidet doppelte Eingaben, erhöht die Genauigkeit und vereinfacht Berichterstattung sowie Compliance.

Sollte ein Unternehmen RPA oder eine Systemkonsolidierung wählen?

Das hängt von der Ausgangslage ab. RPA eignet sich für schnelle Verbesserungen in bestehenden Systemen, während Konsolidierung langfristige Effizienz schafft.

Welche Branchen profitieren besonders von weniger manueller Dateneingabe?

Branchen mit großen Datenmengen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen, Einzelhandel und Logistik profitieren besonders stark.