Wenn Struktur zum Risiko wird: Ein Business Case über Schattenprozesse in der Automobilzulieferung

In Branchen mit hohem Druck wie der Automobilindustrie sind stabile Prozesse nicht einfach nur hilfreich – sie sind absolut geschäftskritisch. Trotzdem sieht die Realität im Tagesgeschäft oft ganz anders aus als das offizielle Prozessdiagramm. In diesem Monat werfen wir einen Blick auf ein Szenario, das viele Operations- oder Werksleiter*innen kennen dürften: Wie gut gemeinte Strukturen ins Wanken geraten – und am Ende mehr Chaos stiften, als sie verhindern sollen.

Der Fall: Was hinter dem sauberen Prozess wirklich passiert

Stell dir vor, du arbeitest bei einem Tier-1-Automobilzulieferer mit rund 1.000 Mitarbeitenden. Das Unternehmen liefert jährlich ca. 15.000 elektronische Komponenten – natürlich just-in-time – an große OEMs. Die Anforderungen sind hoch: jedes Projekt individuell, Termine eng getaktet, spontane Änderungen keine Seltenheit.

Theoretisch läuft alles sauber übers ERP-System. In der Praxis pflegen viele Mitarbeitende jedoch wichtige Infos – wie Liefertermine, Sonderwünsche oder Eskalationen – lieber in ihren eigenen Excel-Listen. Warum? Weil das ERP zwar alles dokumentiert, aber schlicht zu starr ist für kurzfristige Änderungen im Tagesgeschäft. So entstehen sogenannte Schattenprozesse – nicht, weil jemand das System umgehen will, sondern weil’s sonst einfach nicht funktioniert.

Wo’s anfängt zu knirschen

Kurzfristig können solche Workarounds funktionieren. Aber mit der Zeit werden sie zum echten Problem:

• Datensilos & Doppeleingaben: Änderungen landen im Excel – aber nicht im ERP. Verschiedene Teams arbeiten mit unterschiedlichen Infos. Chaos vorprogrammiert.
• Lieferverzögerungen: Änderungen, die nicht zentral erfasst werden, führen dazu, dass JIT-Lieferungen zu spät kommen. Das kostet – und zwar pro Fall zwischen 5.000 € und 20.000 €.
• Kumulierte Kosten: 3 bis 5 solcher Fälle im Monat summieren sich locker auf mehr als 500.000 € pro Jahr. Reputationsschäden nicht mitgerechnet.
• Verlust von Vertrauen: OEMs verlassen sich auf stabile Prozesse. Wer zu oft patzt, riskiert nicht nur Pönalen, sondern auch den nächsten Vertrag.
• Frust bei den Mitarbeitenden: Excel-Pflege und Nacharbeiten fressen Zeit. Zeit, die besser in wertschöpfende Aufgaben fließen sollte.

Unterm Strich: Die Schattenprozesse sind mit besten Absichten entstanden – aber sie haben sich zu einem echten Risikofaktor entwickelt.

Der Ausweg: Struktur, die sich anpasst

Klar, ohne ERP geht’s nicht. Gerade in regulierten Industrien brauchst du nachvollziehbare, dokumentierte Prozesse. Aber starr muss nicht sein. Immer mehr Unternehmen setzen auf eine neue Generation von Tools: adaptive process orchestration.

Das bedeutet: Ein flexibles, anpassbares Layer, das über dem ERP liegt – und dort einspringt, wo das klassische System an seine Grenzen stößt. Mit low-code Plattformen und smartem Prozessdesign kannst du:

• Workflows selbst anpassen – ohne wochenlange IT-Schleifen
• Ausnahmefälle standardisiert und teamübergreifend abwickeln
• Excel-Listen durch klare, geführte Eingabemasken ersetzen
• Endlich wieder einen Echtzeit-Überblick gewinnen – ganz ohne doppelte Datenpflege

Ein kleines Rechenbeispiel: Wenn das Unternehmen die Zahl der verpassten Lieferungen um 80 % senken kann, lassen sich jährlich über 400.000 € einsparen. Dazu kommt: zufriedenere OEMs, entlastete Teams und klarere Abläufe.

Die Lösung heißt also nicht „ERP abschaffen“. Sondern: das System intelligenter erweitern – und es an die Realität im Werk anpassen.

Food for Thought

• Wie viele inoffizielle Tools und Listen kursieren in deinem Unternehmen?
• Wie viel Zeit verbringen eure Teams damit, um Systeme herum zu arbeiten?
• Was kostet euch das – in Geld, aber auch in Vertrauen und Energie?

Vielleicht lohnt es sich, genau hier mal genauer hinzusehen.

Fazit: Schattenprozesse sind ein Warnsignal

Systeme sollen für Ordnung sorgen. Wenn sie zu unflexibel sind, schaffen sie aber genau das Gegenteil. Schattenprozesse entstehen nicht aus Rebellion – sie sind ein stiller Hilferuf aus dem Tagesgeschäft.

Die gute Nachricht: Es gibt Tools, mit denen sich Struktur und Flexibilität sinnvoll verbinden lassen. Wer den Mut hat, Schattenprozesse als Symptom zu erkennen und aktiv gegenzusteuern, kann viel gewinnen – Effizienz, Vertrauen und Klarheit.

Wenn bei euch noch mehrere Excel-Listen für kritische Abläufe im Einsatz sind, dann ist jetzt ein guter Moment, mal zu fragen: Warum eigentlich? Und: Geht das nicht besser?

Was sind Schattenprozesse in der Industrie?

Schattenprozesse sind informelle, oft manuell geführte Abläufe außerhalb offizieller Systeme wie ERP, z. B. Excel-Listen, die Mitarbeitende nutzen, um flexibel auf Prozesslücken zu reagieren.

Warum entstehen Schattenprozesse in Unternehmen?

Sie entstehen meist, wenn zentrale Systeme zu unflexibel sind oder Änderungen zu lange dauern. Mitarbeitende entwickeln Workarounds, um den Betrieb am Laufen zu halten.

Welche Risiken bringen Schattenprozesse mit sich?

Sie führen zu Datensilos, Doppelarbeit, fehlender Transparenz und teuren Fehlern – etwa bei Lieferverzögerungen, die Vertragsstrafen nach sich ziehen.

Wie kann man Schattenprozesse reduzieren?

Mit adaptiver Prozesssteuerung und Low-Code-Plattformen lassen sich flexiblere Abläufe gestalten, die über dem ERP-System laufen – ohne die Kontrolle zu verlieren.