Quick Tips: Warum standardisierte Abläufe für eine solide Due Diligence unverzichtbar sind

Ob beim Onboarding neuer Lieferanten, bei Übernahmen oder strategischen Investments – wer Deals macht, braucht Due Diligence. Und zwar nicht irgendwie. Viele Unternehmen setzen hier aber immer noch auf improvisierte Einzellösungen: Jede Prüfung läuft anders, jede Checkliste wird neu erfunden. Das kostet Zeit, sorgt für Unsicherheit – und birgt unnötige Risiken.

In diesem Artikel schauen wir uns an, warum inkonsistente Due-Diligence-Praktiken ein echtes Problem sind – und geben fünf konkrete Tipps, wie Du mit standardisierten Abläufen mehr Sicherheit, Tempo und Transparenz in Deinen Prozess bringst.

Das Problem: Ad-hoc-Due-Diligence kostet Dich Zeit, Geld und Vertrauen

Egal, ob Du als kleines Unternehmen einen neuen Vendor prüfen willst oder als Mid-Sized Player eine Partnerschaft evaluierst – die Anforderungen an die Sorgfaltspflicht sind immer dieselben. Die Umsetzung hingegen? Leider viel zu oft improvisiert. Die Folgen:

• Risiken (finanziell, rechtlich, operativ) werden inkonsistent bewertet.
• Relevante Infos fehlen, weil „jemand die Checkliste vergessen hat“.
• Jeder neue Case wird zum Einzelprojekt – anstatt einem klaren Ablauf zu folgen.
• Es fehlt die Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was geprüft?

Ein klar strukturierter Due-Diligence-Prozess bringt nicht nur Verlässlichkeit – er sorgt auch für Tempo, Übersicht und Vertrauen. Studien zeigen: Wer mit definierten Protokollen arbeitet, liegt klar im Best Practice.

Wichtig dabei: Es geht nicht um Bürokratie, sondern um eine belastbare Grundlage – gerade dann, wenn’s komplex wird oder schnell gehen muss.

Fünf praxisnahe Schritte für standardisierte Due Diligence

Hier kommen fünf konkrete Maßnahmen, mit denen Du Deinen Due-Diligence-Prozess strukturierter, effizienter und skalierbarer machst:

1. Entwickle eine zentrale Checklisten-Vorlage

Der erste Schritt: Bau Dir eine Master-Checkliste, die alle zentralen Bereiche abdeckt – von Financials über Legal & Compliance, Operations, IT & Security bis HR und branchenspezifische Punkte. Eine gängige Struktur könnte z.B. so aussehen: Legal → Financial → Operations → HR → Assets → IT.

Warum das wichtig ist: Eine einheitliche Checkliste sorgt dafür, dass jedes Review auf derselben Basis startet. Dein Team weiß, welche Infos gebraucht werden, welche Risiken zu bewerten sind, und welche Unterlagen angefordert werden müssen. Mit der Zeit entsteht so institutionelles Wissen – und weniger Varianz.

Tipp: Mach die Vorlage modular. Einige Punkte sind Pflicht, andere optional – je nach Deal-Größe oder Risikoprofil. So bleibt der Prozess flexibel, aber verlässlich.

2. Mappe Deinen aktuellen Ablauf, bevor Du standardisierst

Bevor Du neue Standards einführst, schau Dir genau an, wie Due Diligence bisher läuft. Wer macht was? Wo verzögern sich Abläufe? Wo finden Übergaben statt? Wo stockt es?

Das folgt den Prinzipien von Business Process Mapping – und ist essenziell, um realistische Standards zu schaffen.

Warum das wichtig ist: Wenn Du ohne Prozessverständnis standardisierst, bekommst Du Abläufe, die an der Realität vorbeigehen – mit Widerstand oder Umgehungslösungen als Folge. Wer zuerst mappt, erkennt Bottlenecks und Doppelstrukturen – und kann Standards praxisnah aufbauen.

Beispiel: Du stellst beim Mapping fest, dass es seltener am Review selbst hakt – sondern eher an fehlenden Dokumenten oder langsamen Freigaben. Genau solche Erkenntnisse sollten dann in Deinen neuen Ablauf einfließen (z.B. durch frühzeitige Anfragen oder parallele Prüfungen).

3. Nutze ein zentrales Repository für alle Dokumente

Ein häufiger Schwachpunkt in der Due Diligence: Daten-Chaos. Unterschiedliche Versionen derselben Datei, verstreute Excel-Sheets, E-Mail-Anhänge und Notizen quer über alle Systeme.

Die Lösung: Ein zentrales, sicheres Repository – mit klaren Zugriffsrechten und Versionierung.

Warum das wichtig ist: Zentralisierung schafft Transparenz, Nachvollziehbarkeit und bessere Zusammenarbeit. Dein Team sieht auf einen Blick, was eingereicht wurde, was fehlt, und was bereits geprüft ist. Klare Zugriffsrechte schützen sensible Infos.

Tipp: Mach das Repository zur „Single Source of Truth“. Mit Dateinamen-Standards, Metadaten und Versionstracking wird das Finden und Einordnen einfach.

4. Baue Stage Gates und Review-Points ein

Standardisierung funktioniert besonders gut, wenn der Ablauf in klar definierte Phasen unterteilt ist – mit festen Gates als Entscheidungspunkte. Zum Beispiel:

1. Initial Screening
2. Dokumentenprüfung
3. Deep Dive durch Spezialisten
4. Finaler Risk Review & Freigabe

Warum das wichtig ist: Diese Gates schaffen Verbindlichkeit und Struktur – und verhindern, dass kritische Schritte übersprungen werden. Gleichzeitig machen sie den Ablauf transparent: Jeder weiß, wann welche Phase startet und endet – und wer verantwortlich ist.

Beispiel: Beim Gate „Dokumentenprüfung“ bestätigt das Legal-Team, dass alle nötigen Verträge geprüft wurden. Beim „Final Risk Assessment“ gibt der Sponsor oder eine Führungskraft das Go.

Tipp: Unterstütze die Gates mit einfachen Dashboards oder Tools – so behältst Du den Überblick und erkennst schnell, wo es klemmt.

5. Miss und optimiere die Durchlaufzeit

Was Du misst, kannst Du verbessern. Wenn Deine Prozesse einmal standardisiert sind, fang an, relevante KPIs zu tracken:
Durchschnittliche Review-Dauer, Zeit pro Phase, Anzahl fehlender Unterlagen, Zahl der Nachforderungen etc.

Warum das wichtig ist: Nur mit harten Zahlen erkennst Du, wo’s hakt, wo sich unnötige Schleifen bilden oder wo Kapazitäten fehlen. Und genau dort kannst Du gezielt nachschärfen.

Tipp: Bau Dir ein einfaches Scorecard-System – monatlich aktualisiert. Damit lassen sich Prozesse kontinuierlich optimieren. Beispiel: Wenn der Legal Review 30 % länger dauert als andere Phasen, solltest Du entweder die Kapazität erhöhen – oder die Inputs präzisieren.

Zum Mitnehmen: Welche Standardisierung passt zu Euch?

Bevor Du mit der Umsetzung startest, lohnt sich ein kurzer Check-in:

• Wie konsistent sind Eure Due-Diligence-Ergebnisse aktuell? Variieren Gründlichkeit oder Tempo stark von Team zu Team?
• Wo genau entstehen Verzögerungen – an fehlenden Infos, an unklaren Zuständigkeiten oder an Kommunikationsproblemen?
• Welche Prozessbereiche bieten sich als Einstieg für Standards an? Vielleicht die Checkliste oder das zentrale Repository?
• Haben Eure Leute die richtigen Tools – und die Kultur – um strukturierte Abläufe zu leben? Können sie frühzeitig Probleme melden und Verbesserungen anstoßen?

Sieh Deinen Due-Diligence-Prozess als lebendes System – kein einmaliges Projekt. Standardisierung bringt Verlässlichkeit – aber nur, wenn sie auch regelmäßig überprüft wird.

Fazit

Ad-hoc klingt flexibel – ist in der Praxis aber oft riskant, langsam und inkonsistent. Wer stattdessen auf standardisierte Abläufe setzt – mit klarer Checkliste, gemapptem Workflow, zentralem Dokumenten-Repository, Stage Gates und Messung der Durchlaufzeit – schafft eine Due Diligence, die skalierbar, transparent und belastbar ist.

Und genau das macht im heutigen Business-Tempo den Unterschied: Wenn Dein Team jeden Fall auf derselben stabilen Basis prüft, werden Prozesse schneller, Risiken sichtbarer – und Vertrauen bei Stakeholdern wächst. In einer Welt, in der Geschwindigkeit zählt, ist saubere Execution ein echter Wettbewerbsvorteil.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was sind standardisierte Verfahren in der Due Diligence?

Standardisierte Verfahren sind vordefinierte Checklisten, Abläufe und Dokumentationsmethoden, die sicherstellen, dass jede Prüfung nach denselben Kriterien erfolgt.

Warum sind standardisierte Verfahren in der Due Diligence wichtig?

Sie erhöhen die Effizienz, reduzieren das Risiko von Fehlern, sorgen für vergleichbare Ergebnisse und schaffen Vertrauen in die Genauigkeit des Prozesses.

Wie beschleunigen standardisierte Verfahren die Due Diligence?

Sie vermeiden doppelte Arbeit, definieren klare Verantwortlichkeiten und vereinfachen die Dokumentenverwaltung – so bleibt mehr Zeit für die Analyse.

Welche Tools unterstützen die Standardisierung der Due Diligence?

Zu den gängigen Tools gehören digitale Checklisten, zentrale Datenräume, Workflow-Automatisierung und Dashboards zur Nachverfolgung der Prüfdauer.

Wie können kleinere Unternehmen mit der Standardisierung beginnen?

Dokumentieren Sie den aktuellen Ablauf, erstellen Sie eine Kern-Checkliste, nutzen Sie eine gemeinsame Datenplattform und prüfen Sie Prozesse regelmäßig.