In unserem „Two-for-One“-Format greifen wir eine zentrale Herausforderung im Business Process Management auf und zeigen Dir zwei konkrete Lösungsansätze. Heute geht es um ein Problem, das in vielen Organisationen vorkommt, aber selten bewusst als Prozessproblem erkannt wird: Der Employee Onboarding Process dauert zu lange, bis neue Mitarbeitende wirklich produktiv sind.
Die Symptome sind leicht zu erkennen. Neue Mitarbeitende starten motiviert und bereit, Verantwortung zu übernehmen. Doch statt loszulegen, verbringen sie ihre ersten Tage mit Warten. Sie warten auf Systemzugänge, auf Equipment, auf klare Aufgaben oder schlicht darauf, dass sich jemand Zeit für sie nimmt. Gleichzeitig schreiben Manager E-Mails, IT arbeitet eingehende Requests ab, und HR versucht, den Überblick zu behalten. Alle sind beteiligt, aber niemand steuert den Prozess als Ganzes.
Diese Verzögerungen haben direkte Auswirkungen. Produktivität wird unnötig hinausgeschoben, Manager verlieren Zeit mit Koordination, und neue Mitarbeitende starten mit Unsicherheit statt mit Klarheit. Viele Unternehmen nehmen das als gegeben hin. Tatsächlich handelt es sich dabei selten um ein Problem von Motivation oder Kompetenz. Es ist ein Problem des Prozessdesigns.
Aus BPM-Perspektive ist klar: Onboarding muss als strukturierter, gesteuerter Prozess verstanden werden. Wenn Struktur fehlt, entsteht Koordination ad hoc. Das führt zwangsläufig zu Verzögerungen, Inkonsistenzen und Reibungsverlusten. Onboarding process improvement ist deshalb kein reines HR-Thema, sondern ein zentraler Hebel für operative Effektivität.
Auf den ersten Blick wirkt Onboarding überschaubar. Eine neue Person wird eingestellt, und das Unternehmen sorgt dafür, dass sie arbeitsfähig wird. In der Realität sind jedoch mehrere Funktionen beteiligt: HR, IT, der direkte Manager und oft auch Finance oder Operations. Jede dieser Einheiten übernimmt bestimmte Aufgaben, aber häufig fehlt die verbindende Struktur.
Stell Dir folgende Situation vor: Eine neue Mitarbeiterin beginnt am Montag. Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, HR hat alles vorbereitet. Doch IT hat noch nicht alle Zugänge eingerichtet, weil der entsprechende Request nicht rechtzeitig gestellt wurde oder nicht klar definiert war. Der Manager hat vor, sie in laufende Projekte einzubinden, ist aber durch das Tagesgeschäft gebunden. Trainings existieren, sind aber nicht Teil eines klar definierten Ablaufs. Die Folge: Die ersten Tage sind geprägt von Orientierung statt von produktiver Arbeit.
Das Problem liegt nicht darin, dass Menschen ihre Aufgaben nicht ernst nehmen. Im Gegenteil: Jede beteiligte Rolle erfüllt ihre Verantwortung. Was fehlt, ist ein integrierter Employee Onboarding Process, der diese Aktivitäten koordiniert und in eine verlässliche Reihenfolge bringt.
Typischerweise zeigen sich dabei mehrere strukturelle Schwächen. Oft fehlt eine Standardisierung, sodass jeder Manager Onboarding anders handhabt. Die Verantwortung für den Gesamtprozess ist unklar, wodurch niemand den End-to-End-Verlauf aktiv steuert. Koordination erfolgt über einzelne E-Mails oder informelle Abstimmungen statt über definierte Workflows. Und Aufgaben, die parallel erledigt werden könnten, passieren nacheinander, weil es keinen orchestrierten Ablauf gibt.
Aus Sicht des Business Process Management bedeutet das: Onboarding existiert als Sammlung von Tasks, aber nicht als bewusst gestalteter Prozess. Execution hängt von individueller Initiative ab, nicht von Prozesslogik. Das führt zu unnötigen Verzögerungen, fehlender Transparenz und inkonsistenter Qualität. Die Organisation hat kompetente Mitarbeitende, aber keinen stabilen Prozessrahmen, der sie unterstützt.
Genau hier setzt gezielte onboarding process improvement an.
Der wichtigste erste Schritt besteht darin, Onboarding als klar definierten, wiederholbaren Business Process zu gestalten. Das bedeutet, sich vom informellen Vorgehen zu lösen und stattdessen einen strukturierten Ablauf zu etablieren, mit klaren Phasen, Verantwortlichkeiten und erwarteten Ergebnissen.
Ein gut gestalteter Employee Onboarding Process beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern unmittelbar nach der Einstellungsentscheidung. Vorbereitungsschritte wie Account-Erstellung, Equipment-Bereitstellung und Trainingsplanung werden frühzeitig initiiert. Der erste Arbeitstag selbst dient der Orientierung und schafft Klarheit über Rolle, Erwartungen und nächste Schritte. In den darauffolgenden Wochen führen strukturierte Meilensteine dazu, dass neue Mitarbeitende schrittweise eigenständig produktiv werden.
Durch diese Standardisierung verschwindet Unsicherheit. Alle Beteiligten wissen, was zu tun ist und wann es zu tun ist. Der Prozess selbst sorgt dafür, dass notwendige Schritte stattfinden, statt dass sie von individueller Initiative abhängen.
Die Auswirkungen sind unmittelbar spürbar. Verzögerungen durch unklare Zuständigkeiten oder fehlende Abstimmung werden reduziert. Neue Mitarbeitende erleben einen konsistenten und professionellen Einstieg. Manager müssen weniger Zeit für administrative Koordination aufwenden und können sich stärker auf inhaltliche Integration und Entwicklung konzentrieren. Gleichzeitig entsteht erstmals eine Grundlage, um den Prozess zu messen und systematisch weiter zu verbessern.
Langfristig verwandelt Standardisierung Onboarding von einer operativen Belastung in eine skalierbare Fähigkeit. Wenn Dein Unternehmen wächst, kannst Du neue Mitarbeitende effizient integrieren, ohne dass der Koordinationsaufwand proportional steigt. Der Prozess wird zu einer stabilen Infrastruktur, die Wachstum unterstützt, statt es auszubremsen.
Doch selbst der beste Prozess entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn seine Ausführung zuverlässig unterstützt wird. Genau hier kommt Automation ins Spiel.
Sobald Dein Employee Onboarding Process klar definiert ist, ermöglicht Automation eine konsistente und zuverlässige Execution. Workflow- oder BPM-Systeme stellen sicher, dass Tasks automatisch ausgelöst, zugewiesen und nachverfolgt werden.
In einem automatisierten Setup startet der Onboarding Process unmittelbar, sobald eine Einstellung bestätigt wird. IT erhält automatisch Tasks zur Einrichtung von Accounts und Zugängen. Manager bekommen strukturierte Hinweise, welche Schritte sie wann durchführen sollten. HR wird an notwendige administrative Aufgaben erinnert. Der gesamte Prozess ist sichtbar und steuerbar.
Damit verschiebt sich die Verantwortung für die Koordination vom einzelnen Menschen zum System. Tasks gehen nicht mehr verloren, weil jemand eine E-Mail übersehen hat. Der Prozess stellt sicher, dass alles zur richtigen Zeit passiert.
Das verbessert nicht nur die Geschwindigkeit, sondern auch die Transparenz. Manager und Process Owner können jederzeit sehen, wo sich ein neuer Mitarbeitender im Onboarding befindet. Engpässe werden sichtbar und können gezielt adressiert werden. Gleichzeitig reduziert sich der administrative Aufwand für alle Beteiligten.
Vor allem aber verkürzt sich die Zeit bis zur vollen Produktivität. Neue Mitarbeitende erhalten schneller Zugang zu Tools, Informationen und Aufgaben. Sie können früher Verantwortung übernehmen und echten Mehrwert liefern.
Langfristig schafft Automation die Grundlage für skalierbares Wachstum. Auch bei steigender Anzahl von Neueinstellungen bleibt der Prozess stabil und kontrollierbar. Gleichzeitig entstehen Daten, die kontinuierliche onboarding process improvement ermöglichen. Die Organisation bewegt sich weg von informeller Koordination und hin zu systematischer, prozessgesteuerter Execution.
Das ist ein zentraler Schritt auf dem Weg zu höherer BPM-Reife.
Viele Organisationen unterschätzen die Auswirkungen eines ineffizienten Onboarding Process, weil sich Verzögerungen über mehrere Teams verteilen und selten zentral sichtbar sind. Doch ihre Wirkung ist real.
Es lohnt sich, genauer hinzusehen. Wie viel Zeit verbringen neue Mitarbeitende in Deinem Unternehmen mit Warten statt mit produktiver Arbeit? Wie stark hängt Onboarding von individueller Abstimmung ab statt von klar definierten Workflows? Und wie viel schneller könnten neue Mitarbeitende effektiv werden, wenn der Prozess konsequent standardisiert und automatisiert wäre?
Diese Fragen führen oft zu überraschenden Erkenntnissen.
Wenn Onboarding zu lange dauert, liegt die Ursache selten in mangelndem Engagement. In den meisten Fällen fehlt eine klare Prozessstruktur. Informelle Abläufe führen zu Verzögerungen, Intransparenz und unnötiger Komplexität.
Durch die Standardisierung des Employee Onboarding Process schaffst Du eine stabile Grundlage für effiziente Integration. Durch Automation stellst Du sicher, dass dieser Prozess zuverlässig und skalierbar ausgeführt wird. Gemeinsam ermöglichen diese Maßnahmen schnellere Produktivität, geringeren Koordinationsaufwand und eine widerstandsfähigere Organisation.
Die entscheidende Frage ist daher einfach: Ist Onboarding in Deinem Unternehmen ein klar definierter, gesteuerter Prozess — oder hängt sein Erfolg noch immer von individueller Koordination ab?