Willkommen zurück zu unserer Two-for-One-Reihe – hier nehmen wir jeden Monat ein handfestes Problem aus dem Bereich Business Process Management unter die Lupe und liefern zwei konkrete Lösungen, die sich in der Praxis umsetzen lassen. Diesmal geht’s um ein Paradox, das viele von uns nur zu gut kennen: Die Tools, die eigentlich für Entlastung sorgen sollen, machen die Arbeit oft noch stressiger. Der Grund? Automatisierung, die mehr Arbeit schafft, statt sie zu reduzieren.
Automation soll helfen, repetitive Aufgaben effizienter zu erledigen. Doch wenn sie schlecht umgesetzt wird, sorgt sie oft für das Gegenteil – und zwar für eine mentale Dauerbelastung. Ständige Notifications, Genehmigungsanfragen und Systemalerts führen zu einer Art digitalen Erschöpfung. Das nennt man Decision Fatigue: Je mehr kleine Entscheidungen wir treffen müssen, desto schlechter werden unsere Entscheidungen im Laufe des Tages.
Ein Beispiel: Eine HR-Managerin bekommt pausenlos automatisierte Aufforderungen – „Urlaubsantrag genehmigen“, „Interview-Slot bestätigen“, „Profil aktualisieren“. Wenn das auf mehreren Tools gleichzeitig passiert – E-Mail, Slack, HRIS – ist der Tag schnell voll, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Ein smarter Weg raus aus der Überforderungsfalle sind sogenannte Cognitive Assistants – KI-gestützte Systeme, die aus dem Verhalten der User lernen und repetitive Mikro-Entscheidungen eigenständig übernehmen. Beispiel: Ein KI-Assistent, der E-Mails automatisch vorsortiert, Prioritäten erkennt und sogar Antwortentwürfe vorbereitet – basierend auf vorherigem Kommunikationsstil.
Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch das Hirn:
• Weniger mentale Reibung
• Schnellere Reaktionszeiten
• Mehr Fokus für kreative und strategische Aufgaben
Die zweite Stellschraube ist die Gestaltung der Interfaces selbst. Viele Automationslösungen sind technisch stark – aber aus Nutzerperspektive ein Graus. Gute Interfaces orientieren sich an menschlicher Denklogik. Sie zeigen Infos kontextabhängig an, reduzieren Klickpfade und gestalten Abläufe so, dass man sich intuitiv zurechtfindet.
Ein simples Beispiel: Statt ein überladenes Dashboard mit allem auf einmal anzuzeigen, filtert ein intelligentes UI nur das, was gerade relevant ist – z.B. die offenen To-Dos im aktuellen Projekt, alles andere wird ausgeblendet oder smart verschoben.
Das bringt:
• Weniger Ablenkung
• Schnellere Einarbeitung neuer Tools
• Mehr mentale Ruhe beim Arbeiten mit digitalen Systemen
Wer Automation in seine Workflows einführt, sollte sich ernsthaft fragen:
• Entlasten unsere Systeme wirklich, oder erzeugen sie nur neuen Druck?
• Werden Tools so gebaut, dass sie das menschliche Gehirn unterstützen – oder überfordern?
• Wer trägt im Unternehmen die Verantwortung dafür, dass Automatisierung auch gesund bleibt – IT, HR, Design, Leadership?
Richtig umgesetzt kann Automation echte Vorteile bringen. Aber ohne kluge Gestaltung führt sie schnell zu digitaler Überlastung. Zwei Dinge helfen sofort: KI-gestützte Assistants, die Entscheidungen abnehmen – und Interfaces, die sich an Menschen orientieren, nicht an Maschinen.
Wenn du wissen willst, wie du deine bestehenden Systeme besser aufsetzen kannst: Melde dich bei uns. Gemeinsam schauen wir, wie Automation dein Team wirklich entlastet – statt es weiter zu belasten.